Nutzungsvereinbarung und datenschutzrechtliche Einwilligung - Microsoft Office 365

1. Teil: Nutzungsvereinbarung / Nutzungsbedingungen:

1. Geltungsbereich

Diese Nutzungsvereinbarung gilt für Kursteilnehmer*innen der IHK Trier, in der Folge auch „Nutzer“ genannt, welche das von ihr bereitgestellte physikalische Netzwerk (zwecks Zugriff auf das Internet) und Software (z. B. Betriebssysteme, Anwendungsprogramme) Sowie das WLAN zur Nutzung privater Geräte und Office 365 zur elektronischen Datenverarbeitung nutzen.

2. Laufzeit

Dem Nutzer wird innerhalb seiner Teilnahme an ausgewählten Lehrgängen eine Office 365-Lizenz (aus dem Education-Programm) zur Verfügung gestellt. Beim Verlassen des Lehrgangs wird das Konto deaktiviert und gelöscht sowie die Zuweisung der Office 365-Lizenz aufgehoben.

3. Umgang 

Zum Umfang des von der IHK Trier für die Nutzer kostenlos bereitgestellten Paketes gehören:

• Zugang zu Office 365 mit
  • individueller Microsoft-E-Mail-Adresse
  • Online-Speicherplatz auf Microsoft OneDrive inkl. SharePoint
  • Microsoft Office Online (Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Teams etc.)
  • Die Möglichkeit, Office 365 auf Privatgeräten zu nutzen.

4. Datenschutz und Datensicherheit

Die IHK Trier sorgt durch technische und organisatorische Maßnahmen für den Schutz und die Sicherheit der zur Lehrgangsverwaltung und -durchführung verarbeiteten Dateien. Auf die in Microsoft Office 365 verarbeiteten Daten hat die IHK jedoch keinen Einfluss. Auf diese Daten kann Microsoft zugreifen, sodass der Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit nicht gewährleistet werden kann.

Microsoft verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten von Nutzern in Office 365 nicht zur Erstellung von Profilen zur Anzeige von Werbung oder Direkt Marketing zu nutzen. Dieses setzt aber voraus, dass die Nutzer selbst durch verantwortungsvolles Handeln zum Schutz und zur Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten beitragen und auch das Recht anderer Personen im IHK-Bildungszentrum auf informationelle Selbstbestimmung respektieren.

An erster Stelle gilt dieses für die Nutzung von personenbezogenen Daten in der Cloud von Office 365 (Microsoft OneDrive/SharePoint). Um das Recht auf informationelle Selbstbestimmung der Kursteilnehmer*innen und der Dozent*innen bestmöglich zu schützen, gilt der Grundsatz der Minimierung personenbezogener Daten auf das maximal erforderliche Maß.

Passwörter

• müssen sicher und dürfen nicht erratbar sein. Sie sollten aus mindestens 9 Zeichen inkl. Sonderzeichen bestehen; dabei sind auch die von Microsoft festgelegten Passwortrichtlinien zu beachten

Zugangsdaten

• Der Nutzer ist verpflichtet, die eigenen Zugangsdaten zum persönlichen Office 365-Konto geheim zu halten. Zugangsdaten dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden.
• Sollten die eigenen Zugangsdaten durch ein Versehen anderen Personen bekannt geworden sein, ist der Nutzer verpflichtet, sofort Maßnahmen zum Schutz der eigenen Zugänge zu ergreifen. Falls noch möglich, sind Zugangspasswörter zu ändern. Ist dieses nicht möglich, ist der Administrator bzw. die IHK zu informieren.
• Solltem dem fremde Zugangsdaten bekannt geworden sein, so ist es untersagt, sich damit Zugang zum fremden Konto zu verschaffen. Der Nutzer ist jedoch verpflichtet, den Eigentümer der Zugangsdaten oder den Administrator bzw. die IHK zu informieren.
• Nach Ende einer Arbeitssitzung an einem Rechner des IHK-Bildungszentrums meldet sich der Nutzer von Office 365 ab (ausloggen). Nach Ende der Arbeitssitzung an einem privaten Endgerät sorgt der Nutzer durch Zugangssperre dafür, dass Unbefugte keinen Zugriff auf das Endgerät und somit keinen Zugriff auf das persönliche Nutzerkonto im pädagogischen Netz sowie das persönliche Office 365-Konto erhalten.

Personenbezogene Daten

Für die Nutzung von eigenen personenbezogenen Daten wie dem eigenen Namen, biografischen Daten, der eigenen Anschrift, Fotos, Video- und Audiodateien, auf welchen der Nutzer selbst abgebildet ist und ähnlichem, gelten die Prinzipien der Datenminimierung und Datensparsamkeit.

E-Mail

Bestandteil des Office 365-Paketes ist auch eine Microsoft-E-Mail-Adresse, die gleichzeitig Teil der Zugangsdaten ist. Wie bei den anderen Komponenten von Office 365 ist auch beim Versand von E-Mails die Nutzung von personenbezogenen Daten zu minimieren. Die E-Mail-Funktion von Office 365 darf nicht für die Versendung von Massen-Nachrichten (Spam) und/oder anderen Formen unzulässiger Werbung genutzt werden.

5. Urheberrecht

Bei der Nutzung des Netzes der IHK Trier und von Office 365 sind die geltenden rechtlichen Bestimmungen des Urheberrechtes zu beachten. Fremde Inhalte, deren Nutzung nicht durch freie Lizenzen wie Creative Commons, GNU oder Public Domain zulässig ist, sind ohne schriftliche Einwilligung der Urheber nicht zulässig, außer ihre Nutzung erfolgt im Rahmen des Zitatrechts.

• Fremde Inhalte (Texte, Fotos, Videos, Audio-Dateien und andere Materialien) dürfen nur mit der schriftlichen Einwilligung des Urhebers veröffentlicht werden. Dieses gilt auch für digitalisierte Inhalte. Dazu gehören auch eingescannte oder abfotografierte Texte und Bilder. Bei vorliegender Genehmigung ist bei Veröffentlichungen auf einer eigenen Website der Urheber zu nennen, wenn dieser es wünscht.
• Bei der unterrichtlichen Nutzung von freien Bildungsmaterialien (Open Educational Resources – OER) sind die jeweiligen Lizenzen zu beachten und entstehende neue Materialien sowie Lernprodukte bei einer Veröffentlichung entsprechend der ursprünglichen Creative Commons Lizenzen zu lizenzieren.
• Bei vom IHK-Bildungszentrum zur Verfügung gestellten digitalen Inhalten von Lehrmittelverlagen ist das Urheberrecht zu beachten. Nur wenn die Nutzungsbedingungen der Lehrmittelverlage es gestatten, ist eine Veröffentlichung oder Weitergabe digitaler Inhalte von Lehrmittelverlagen zulässig.
• Die Urheberrechte an Inhalten, welche Nutzer eigenständig erstellt haben, bleiben durch eine Ablage oder Bereitstellung in Office 365 unberührt.

6. Unzulässige Inhalte und Handlungen

Nutzer sind verpflichtet, bei der Nutzung von Office 365 geltendes Recht einzuhalten: Die Benutzer haben jede Nutzung von Office 365 zu unterlassen, die geeignet ist, den Interessen der IHK Trier oder deren Ansehen in der Öffentlichkeit zu schaden, die Sicherheit des IT-Netzes der IHK oder des Dienstleisters zu beeinträchtigen oder die gegen geltende Rechtsvorschriften verstößt.

Dies gilt vor allem für

• das Abrufen, Hochladen oder Verbreiten von Inhalten, die gegen persönlichkeitsrechtliche, urheberrechtliche oder strafrechtliche Bestimmungen verstoßen,
• das Abrufen, Hochladen oder Verbreiten von beleidigenden, verleumderischen, verfassungsrechtlichen, rassistischen, sexistischen, gewaltverherrlichenden oder pornografischen Äußerungen oder Abbildungen,
• die Nutzung von Office 365 zur Erledigung privater Rechtsgeschäfte oder zur sonstigen privaten Nutzung von Office 365.

7. Nutzungsbedingungen für Microsoft für Office 365

Es gelten außerdem die Nutzungsbedingungen des Microsoft-Servicevertrags:

https://www.microsoft.com/de-de/servicesagreement/. Im Folgenden wird dabei insbesondere auf den Verhaltenskodex hingewiesen:

Inhalte, Materialien oder Handlungen, die diese Bestimmungen verletzen, sind unzulässig. Mit Ihrer Zustimmung zu diesen Bestimmungen gehen Sie die Verpflichtung ein, sich an diese Regeln zu halten:

1. Nehmen Sie keine unrechtmäßigen Handlungen vor.
2. Unterlassen Sie Handlungen, durch die Kinder ausgenutzt werden oder durch die Kindern Schaden zugefügt oder angedroht wird.
3. Versenden Sie keine Spam-Mails, bei denen es sich um unerwünschte bzw. unverlangte Massen-E-Mails, Beiträge, Kontaktanfragen, SMS (Textnachrichten) oder Sofortnachrichten handelt.
4. Unterlassen Sie es, unangemessene Inhalte oder anderes Material (z. B. Nacktdarstellungen, Brutalität, Pornografie, anstößige Sprache, Gewaltdarstellungen oder kriminelle Handlungen) zu veröffentlichen oder über die Dienste zu teilen.
5. Unterlassen Sie Handlungen, die betrügerisch, falsch oder irreführend sind (z. B. unter Vorspiegelung falscher Tatsachen Geld einzufordern, sich als jemand anderes auszugeben oder Dienste zu manipulieren, um den Spielstand zu erhöhen oder Rankings, Bewertungen oder Kommentare zu beeinflussen).
6. Unterlassen Sie es, wissentlich Beschränkungen des Zugriffs auf bzw. der Verfügbarkeit der Dienste zu umgehen.
7. Unterlassen Sie Handlungen, die Ihnen, dem Dienst oder anderen Schaden zufügen (z. B. das Übertragen von Viren, das Belästigen anderer, das Posten terroristischer Inhalte, Hassreden oder Aufrufe zur Gewalt).
8. Verletzen Sie keine Rechte anderer (z. B. durch die nicht autorisierte Freigabe von urheberrechtlich geschützter Musik oder von anderem urheberrechtlich geschützten Material, Weiterverkauf oder sonstiger Vertrieb von Bing-Karten oder Fotos).
9. Unterlassen Sie Handlungen, die die Privatsphäre Dritter verletzen.
10. Helfen Sie niemandem bei einem Verstoß gegen diese Regeln.

8. Inkrafttreten

Diese Nutzungsvereinbarung tritt am am Tage der Unterzeichnung in Kraft. Die nutzungsberechtigten Kursteilnehmer*innen versichern durch ihre Unterschrift (siehe letzte Seite), dass sie diese Nutzungsordnung anerkennen. Bestehen vorab Rückfragen zu den Nutzungsbedingungen, können diese mit der Leitung des IHK-Bildungszentrums geklärt werden.

9. Haftung der IHK Trier

Es wird keine Garantie dafür übernommen, dass die Systemfunktionen den speziellen Anforderungen des Nutzers entsprechen oder dass das System fehlerfrei oder ohne Unterbrechung läuft. Aufgrund der begrenzten Ressourcen kann insbesondere die jederzeitige Verfügbarkeit der Dienstleistungen nicht garantiert werden.

• Die Integrität und die Vertraulichkeit der gespeicherten Daten kann nicht garantiert werden (vgl. Punkt 4 Datenschutz und Datensicherheit).
• Die IHK Trier haftet vertraglich im Rahmen ihrer Aufgaben als Systembetreiber nur, soweit ihr, den gesetzlichen Vertretern, Erfüllungsgehilfen oder Dienstverpflichteten bei Vermögensschäden hinsichtlich mittelbarer Schäden, insbesondere Mangelfolgeschäden, unvorhersehbarer Schäden oder untypischer Schäden sowie entgangenen Gewinns ausgeschlossen.

10. Änderung der Nutzungsordnung, Wirksamkeit

• Die IHK Trier behält sich das Recht vor, diese Nutzungsordnung ganz oder teilweise zu ändern. In diesem Fall wird erneut die schriftliche Anerkennung der geänderten Nutzungsbedingungen bei den Nutzern eingeholt.
• Sollten einzelne Bestimmungen dieser Nutzungsordnung ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.

2. Teil: Datenschutzrechtliche Informationen nach Art. 13 DS-GVO bezüglich der Nutzung von Office 365 im Rahmen der Weiterbildung bei der IHK Trier

Siehe hierzu unsere datenschutzrechtlichen Informationen unter den folgenden Links:

https://www.ihk-trier.de/p/Informationen_nach_DSGVO-2504.html

https://www.ihk-trier.de/p/Datenschutz-2489.html (Stichwort: Veranstaltungen)

Ergänzend dazu weisen wir darauf hin, dass ein Widerruf keine Auswirkung auf die von Microsoft bereits gespeicherten Daten hat.